Cum îți ții evidența clienților de coaching?
Evidența bună a unui client de coaching are patru părți: datele de contact și pachetul, istoricul ședințelor, angajamentele dintre ședințe și progresul măsurat. Toate patru trebuie să stea în același loc, legate de același client. Când sunt împărțite între Excel, un caiet și WhatsApp, pierzi exact ce contează: ce a promis clientul data trecută și dacă s-a mișcat ceva.
Ce notezi despre fiecare client
- Datele de bază: nume, email, telefon, data de start, pachetul cumpărat și câte ședințe au rămas.
- Obiectivul, în cuvintele clientului, scris în prima ședință. La el te întorci la final.
- Notițele fiecărei ședințe: ce s-a discutat, ce a decis clientul, ce a rămas deschis.
- Angajamentele până la ședința următoare: ce face, până când, cum știți că a făcut.
- Un punct de plecare măsurat: o scală, un scor sau un test la început, repetat pe parcurs.
De ce nu mai ajunge un Excel
Excelul ține bine o listă. Nu îți spune însă, în dimineața ședinței, ce s-a întâmplat de data trecută, cine nu a mai răspuns de două săptămâni sau al cui pachet se termină luna asta. La 5 clienți îți amintești singur. La 15–20 de clienți, ceva scapă, de obicei exact clientul care era pe punctul să renunțe.
Cum treci de la Excel la o evidență reală
- Exporți lista actuală (Excel, CSV sau o listă copiată) și o imporți dintr-un singur fișier.
- Coloanele fără câmp propriu (observații, pachet, ultima ședință) intră în notele clientului, ca nimic să nu se piardă.
- Începi să notezi ședințele noi direct în fișa clientului, nu în paralel.
- Adaugi un instrument de măsurare la început, ca să ai față de ce compara la final.
Cum arată asta în x²coach
- Fișa clientului adună datele, ședințele, notițele, angajamentele și progresul.
- Importul din Excel sau CSV recunoaște singur coloanele și sare peste duplicate.
- În dimineața ședinței primești briefingul: ce s-a întâmplat de data trecută și ce ți-ai notat.
- Clientul are propriul portal, unde își completează obiceiurile și angajamentele între ședințe.
Întrebări
Trebuie să cer acordul clientului pentru datele pe care le notez?
Da. Ca și coach, tu ești operatorul datelor clientului și ai nevoie de un temei legal și de o informare clară. Platforma pe care o folosești le prelucrează în numele tău, printr-un acord de prelucrare (DPA).
Câte detalii notez dintr-o ședință?
Puține și utile: ce a decis clientul, ce face până data viitoare și ce a rămas deschis. Nu transcrierea discuției.
Pot importa clienții pe care îi am deja?
Da. Dintr-un Excel, CSV sau o listă copiată. Clienții importați nu primesc niciun mesaj până nu decizi tu.
Mută-ți clienții într-o după-amiază
Creezi contul, imporți lista și ai fișa fiecărui client de a doua zi.
Începe gratuit 14 zile →Alte ghiduri: